Organiser un cocktail d'entreprise à Bordeaux : le guide

Définir l'objectif et le public

Un cocktail d'entreprise répond à un objectif précis : remercier des équipes, présenter des voeux, inaugurer des locaux, accueillir des clients, célébrer un lancement. Cet objectif détermine l'ambiance, la durée et le niveau de réception.

Notez aussi le public : collaborateurs seulement, clients, partenaires, élus. Le nombre d'invités compte moins que le taux de présence réel : prévoyez une marge, mais ne surdimensionnez pas.

Choisir le lieu et l'horaire

Un cocktail peut se tenir dans vos locaux, dans une salle de réception ou dans un lieu insolite de la métropole bordelaise. Vérifiez trois choses : la capacité debout, l'accès pour la livraison et la présence d'un point d'eau et d'électricité.

Côté horaire, un cocktail après le travail se tient en général en début de soirée. Un cocktail déjeunatoire se tient entre 12 h et 14 h. Selon l'heure, la formule change : voir notre article sur les quantités de pièces par personne.

Choisir la formule et les quantités

Six formules sont proposées, calculées sur 50 convives, boissons et service compris.

• Mini Cocktail Apéro, 3 pièces, 13,78 € par personne : pour un moment court.
• Apéro Cocktail Dinatoire, 6 pièces, 16,62 € : un apéritif d'une heure.
• Signature, 8 salées et 2 sucrées, 23,47 € : 1 h 30.
• Prestige, 12 salées et 2 sucrées, 31,39 € : 1 h 30 à 2 h.
• Premium et Premium Festif, 14 salées et 3 sucrées, 40,20 € : le cocktail qui tient lieu de repas.

Boissons et service

Les formules incluent un verre d'accueil, un ou deux verres d'alcool et des boissons sans alcool à partager. Prévoyez toujours des alternatives sans alcool visibles et variées : jus, eaux, softs.

Pour le service, nous recommandons une personne pour 35 convives, pour l'installation, le service et le débarrassage. À la carte, le service coûte 45 € par personne de service. Plus l'événement est long, plus l'équipe doit être solide.

Le retroplanning

Un cocktail de qualité se prépare à rebours. Voici un calendrier réaliste.

Le jour J

Prévoyez l'arrivée du traiteur assez tôt pour installer le buffet, les mange-debout et les boissons avant les premiers invités. Désignez un interlocuteur unique côté entreprise : il sait où se trouvent les accès, les prises et les poubelles.

Anticipez le moment des discours : calez-les avant que le buffet ne soit entamé, ou au contraire en milieu de service, mais jamais pendant l'arrivée des convives.

Animer et mettre en valeur le cocktail

Un cocktail est d'abord un moment de rencontre. Placez les mange-debout de façon à créer des îlots de conversation, avec un espace libre pour circuler. Éloignez le buffet de l'entrée pour éviter l'engorgement, et répartissez les boissons en deux points si le groupe dépasse une cinquantaine de personnes.

Prévoyez une signalétique simple : une ardoise ou une carte indiquant les pièces végétariennes, sans gluten ou sans lait. La carte du traiteur précise les allergènes de chaque produit, ce qui facilite ce travail.

Les erreurs fréquentes

Les mêmes écueils reviennent d'un événement à l'autre.

• Sous-estimer le service : un buffet sans personnel se vide, se désorganise et fatigue les invités.
• Oublier les alternatives sans alcool.
• Négliger l'accès de livraison et le point d'eau.
• Annoncer un nombre d'invités trop optimiste ou trop bas.
• Prévoir un discours trop long, pendant que les pièces perdent leur température.

Un cocktail plus responsable

De plus en plus d'entreprises demandent une organisation plus sobre. Une option zéro déchet (plats en verre, saladiers, sacs en jute) est disponible sur simple demande. Pour en savoir plus, lisez notre article sur le traiteur éco-responsable, ou consultez la page cocktail dînatoire pour demander un devis.

Questions fréquentes